Arsip
Arsip berasal dari kata Archeion ( Bahasa Yunani ) dan Archivum ( Bahasa
Latin ) artinya kantor pemerintah dan kertas yang disimpan dikantor
tersebut, yang semula diterapkan pada records / rekaman pemerintah
(arsip )
Sumber : Materi Pokok Pengantar Kearsipan ; 1 – 6, PUST 2252 / 2 sks /
Sulistyo-Basuki .- - Jakarta : Universitas Terbuka, Depdikbud,1996
Dalam Bahasa Inggris Arsip disebut Archives, yang memiliki makna :
Public records ; the place where public records and document are stored.
( Webster’s World University Dictionary / C. Ralph Taylor .- -
Washington,D.C : Publisher Company, INC, 1965
Sedangkan dalam Bahasa Belanda Arsip disebut Archief, yang berarti
kumpulan tersusun daripada bahan berupa tulisan tangan, piagam, daftar,
surat, dll, yang berhubungan dengan sejarah / perkembangan suatu negara,
daerah / kota, lembaga, perhimpunan / keluarga.
Sumber : Ensiklopedi Umum / Prof. Mr.A.G Prianggodigdo & Hasan Shadaly .- - Yogyakarta : Kanisius, 1973
Menurut Ensiklopedi Administrasi, terdapat dua pengertian Arsip, yaitu :
Pertama, Suatu instansi tempat menyimpan warkat – warkat dari suatu
organisasi secara tertib. Kedua, Segenap warkat dari suatu organisasi
kenegaraan / badan swasta yang diadakan dalam penyelenggaraan kegiatan
organisasi tersebut, dan yang dipandang berharga untuk disimpan secara
permanen bagi suatu keperluan. ( Ensiklopedi Administrasi / Drs.
Theliang Gie,dkk.- - Jakarta : CV Haji Masagung, 1989 )
Dalam Kamus Besar Bahasa Indonesia Arsip diartikan sebagai dokumen
tertulis yang mempunyai nilai historis, disimpan, dan dipelihara
ditempat khusus untuk referensi. ( KBBI / Pusat Pembinaan &
Pengembangan Bahasa .- - Jakarta : Balai Pustaka, 1988 )
DOKUMEN
Dokumen berasal dari bahasa latin yaitu docere, yang berarti mengajar.
Pengertian dokumen menurut Louis Gottschalk (1986; 38) seringkali
digunakan para ahli dalam dua pengertian, yaitu pertama, berarti sumber
tertulis bagi informasi sejarah sebagai kebalikan daripada kesaksian
lisan, artefak, peninggalan-peninggalan terlukis, dan
petilasan-petilasan arkeologis. Pengertian kedua diperuntukan bagi
surat-surat resmi dan surat-surat negara seperti surat perjanjian,
undang-undang, hibah, konsesi, dan lainnya. Lebih lanjut, Gottschalk
menyatakan bahwa dokumen (dokumentasi) dalam pengertiannya yang lebih
luas berupa setiap proses pembuktian yang didasarkan atas jenis sumber
apapun, baik itu yang bersifat tulisan, lisan, gambaran, atau
arkeologis.
G.J. Renier, sejarawan terkemuka dari University College London, (1997;
104) menjelaskan istilah dokumen dalam tiga pengertian, pertama dalam
arti luas, yaitu yang meliputi semua sumber, baik sumber tertulis maupun
sumber lisan; kedua dalam arti sempit, yaitu yang meliputi semua sumber
tertulis saja; ketiga dalam arti spesifik, yaitu hanya yang meliputi
surat-surat resmi dan surat-surat negara, seperti surat perjanjian,
undang-undang, konsesi, hibah dan sebagainya.
Guba dan Lincoln (dalam Moleong, 2007;216-217) menjelaskan istilah
dokumen yang dibedakan dengan record. Definisi dari record adalah setiap
pernyataan tertulis yang disusun oleh seseorang / lembaga untuk
keperluan pengujian suatu peristiwa atau menyajikan akunting. Sedang
dokumen adalah setiap bahan tertulis ataupun film, lain dari record,
yang tidak dipersiapkan karena adanya permintaan seorang penyidik.
Sedangkan menurut Robert C. Bogdan seperti yang dikutip Sugiyono (2005;
82) dokumen merupakan catatan peristiwa yang telah berlalu, bisa
berbentuk tulisan, gambar, karya-karya monumental dari seseorang.
Dari berbagai pengertian di atas, maka dapat ditarik benang merahnya
bahwa dokumen merupakan sumber data yang digunakan untuk melengkapi
penelitian, baik berupa sumber tertulis, film, gambar (foto), dan
karya-karya monumental, yang semuanya itu memberikan informasi bagi
proses penelitian.
Pengertian Arsip Dan Kearsipan
Semua kegiatan pengurusan
arsip yang meliputi kegiatan-kegiatan penciptaan arsip, penyimpanan
(filling) dan penemuannya kembali (finding), penyelamatan (pengamatan),
dan penyusutan arsip (penyerahan, pemindahan, permusnahan), jika kita
melihat berdasarkan pengertian-pengertian arsip dan kearsipan tidaklah
sama sebab arsip menunjukan kepada bendanya sedangkan kearsipan
(filling) menunjukan kepada kegiatannya.
Menurut fungsinya arsip dapat di bedakan menjadi 2 (dua) golongan yaitu:
1. Arsip Dinamis
2. Arsip Statis
? Arsip Dinamis ialah Arsip yang masih dipergunakan secara langsung dalam proses penyelenggaraan pekerjaan.
Arsip dinamis dibagi 2 (dua) kelompok yaitu:
- Arsip dinamis aktif adalah arsip yang masih diperlukan terus menerus dalam pelaksanaan kegiatan administrasi.
- Arsip dinamis inaktif adalah arsip yang frekuensi penggunaannya untuk penyelenggaraan administrasi sudah berkurang
-
Arsip Statis ialah arsip yang sudah tidak diperlukan lagi dalam
penyelenggaraan pekerjaan dan mempunyai nilai informasi tinggi disimpan
di Arsip Nasional.
Jenis-jenis Arsip
• Menurut Fungsinya
1. Arsip dinamis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip
yang digunakan secara langsung dalam kegiatan penciptaan arsip dan
disimpan selama jangka waktu tertentu;
- Arsip Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip
dinamis yang frekuensi penggunaannya tinggi dan/atau terus menerus;
- Arsip In Aktif (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip
dinamis yang frekuensi penggunaannya telah mengalami penurungan.
2. Arsip Statis (UU No. 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan) adalah arsip
yang dihasilkan oleh pencipta arsip karena memiliki nilai guna
kesejarahan yang telah habis masa retensinya, dan memiliki keterangan
permanen setelah diverifikasi baik secara langsung maupun tidak langsung
oleh Arsip Nasional R. I. Dan/atau lembaga kearsipan.
• Menurut Tempat Penyimpanannya
1. Arsip Sentral adalah arsip yang disimpan pada pusat atau arsip yang
dipusatkan penyimpanannya. Arsip ini disebut juga arsip umum.
2. Arsip Unit adalah arsip yang disebarkan penyimpanannya atau arsip
yang disimpan di setiap bagian atau unit dalam suatu organisasi. Arsip
ini disebut juga arsip khusus.
• Menurut Bendanya
1. Arsip Primer adalah arsip yang asli, bukan karbon kopi, bukan salinan, foto copian dan bukan mikrofilmnya;
2. Arsip Sekunder adalah arsip berupa tindasan, fotocopi, salinan atau microfilm.
• Menurut Lamanya Penyimpanan
1. Arsip Abadi adalah arsip yang kegunaannya berlangsung untuk waktu yang lama dan abadi seperti sejarah dan lain-lain;
2. Arsip tidak adalah arsip yang kegunaannya hanya untuk sementara waktu atau hanya pada waktu itu saja.
Jenis-Jenis Dokumen
• Menurut Bungin (2008; 123); dokumen pribadi dan dokumen resmi.
1. Dokumen pribadi adalah catatan seseorang secara tertulis tentang
tindakan, pengalaman, dan kepercayaannya. Berupa buku harian, surat
pribadi, & otobiografi.
2. Dokumen Resmi terbagi dua: pertama intern; memo, pengumuman,
instruksi, aturan lembaga untuk kalangan sendiri, laporan rapat,
keputusan pimpinan, konvensi; kedua ekstern; majalah, buletin, berita
yang disiarkan ke mass media, pemberitahuan. (termasuk dalam klasifikasi
di atas, pendapat lexy Moleong dan Nasution)
• Menurut Sugiyono (2005; 82), berbentuk tulisan, gambar, dan karya
1. Bentuk tulisan, seperti; catatan harian, life histories, ceritera, biografi, peraturan, kebijakan, dan lainnya.
2. Bentuk gambar, seperti; foto, gambar hidup, sketsa, dan lainnya.
3. Bentuk karya, seperti; karya seni berupa gambar, patung, film, dan lainnya.
• Menurut E. Kosim (1988; 33) jika diasumsikan dokumen itu merupakan
sumber data tertulis, maka terbagi dalam dua kategori yaitu sumber resmi
dan tak resmi
1. Sumber resmi merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh
lembaga/perorangan atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber resmi
formal dan sumber resmi informal.
2. Sumber tidak resmi, merupakan dokumen yang dibuat/dikeluarkan oleh
individu tidak atas nama lembaga. Ada dua bentuk yaitu sumber tak resmi
formal dan sumber tak resmi informal.
